Această Notă de informare se aplică tuturor prelucrărilor de date cu caracter personal efectuate de QUALITY MEDICAL CLINIC S.R.L. (denumită în continuare „Clinica”), în legătură cu activitatea de medicină plastică, estetică și reparatorie, precum și cu activitățile administrative și de marketing asociate.

Prezenta Notă este valabilă începând cu data de 16.02.2026 și poate fi actualizată ori de câte ori este necesar, în funcție de modificările legislative, de schimbări interne sau de evoluții tehnologice. Versiunea actualizată va fi disponibilă pe site-ul Clinicii și la recepție.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („RGPD”) și cu legislația națională aplicabilă în materie de protecția datelor.

1. Cine este operatorul datelor cu caracter personal?

Operatorul datelor este:

Denumirea clinicii: QUALITY MEDICAL CLINIC S.R.L.

Sediul: str. Traian Mosoiu, nr. 42-44, mun. Cluj-Napoca, jud. Cluj, România,

ONRC: J12/3598/2007,

CUI: RO 22256566

Telefon: 0721 376 263
Website: www.q-clinic.ro

Clinica stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal ale pacienților, aparținătorilor, potențialilor pacienți, candidaților, vizitatorilor și utilizatorilor site-ului.

2. Ce categorii de date prelucrăm?

2.1. Dacă sunteți pacient al Clinicii

a) Date de identificare și contact

• nume, prenume, CNP (dacă este necesar), data nașterii, sex, cetățenie;

• seria și numărul actului de identitate (dacă este necesar pentru identificare/contractare);

• adresă de domiciliu/reședință, adresă de corespondență;

• număr de telefon, adresă de e-mail;

• date de identificare ale aparținătorilor / reprezentantului legal (în cazul minorilor sau al pacienților fără capacitate de exercițiu, cu capacitate de exercițiu restrânsă).

b) Date financiare și privind plățile

• modalitate de plată (numerar, card, transfer bancar);

• date privind facturi, plăți, eventuale restanțe/debite.

c) Date privind calitatea de asigurat (dacă este cazul)

• calitate de asigurat/neasigurat;

• date privind polița de asigurare de sănătate privată;

• date necesare pentru decontări cu asigurătorii.

d) Date privind sănătatea 

Informațiile medicale sunt colectate pentru stabilirea diagnosticului, recomandarea și efectuarea procedurilor de chirurgie plastică, estetică și reparatorie, precum și pentru monitorizarea postoperatorie, și pot include, după caz:

• anamneză și istoric medical;

• diagnostice, scrisori medicale, recomandări, bilete de trimitere;

• analize de laborator și rezultate investigatii;

• imagistică medicală;

• informații privind tratamente anterioare, alergii, medicație curentă;

• date privind intervențiile efectuate în cadrul Clinicii, evoluția postoperatorie, eventuale complicații;

• informații necesare pentru evaluări preoperatorii (inclusiv elemente de status psihologic, dacă sunt relevante pentru intervenții estetice electiv-programate).

e) Fotografii și înregistrări video cu scop medical, care nu permit identificarea persoanei

În medicina estetică și plastică, documentarea vizuală este esențială. Putem prelucra:

• fotografii „înainte/după” (pre- și postoperator),

• imagini de detaliu ale zonelor corporale supuse intervenției,

• eventuale înregistrări video pentru evaluare medicală, planificarea intervențiilor și monitorizare.

Acestea sunt utilizate în principal în dosarul medical al pacientului, în scop strict medical (diagnostic, plan de tratament, evaluarea rezultatelor, documentare pentru eventuale audituri medicale ori litigii).

f) Fotografii/filmări pentru scopuri promoționale sau științifice

Utilizarea imaginilor (fotografii/video) ale pacienților în scop de promovare (site, social media, materiale de prezentare) sau în scop științific (prezentări, conferințe, articole) se face numai în baza consimțământului expres, liber și informat al pacientului, acordat pentru fiecare scop în parte. În lipsa acestui consimțământ, imaginile sunt folosite exclusiv în scop medical și păstrate în dosarul medical.

2.2. Dacă sunteți potențial pacient / utilizator al site-ului

• nume, prenume;

• date de contact (telefon, e-mail);

• informații furnizate în cadrul formularelor online de programare sau contact;

• date tehnice privind utilizarea site-ului (adresă IP, tip dispozitiv, cookie-uri etc.), conform Politicii de cookie-uri a Clinicii.

2.3. Dacă sunteți candidat pentru un post în cadrul Clinicii

• date de identificare și contact;

• date din CV și documentele de candidatură (studii, calificări, experiență profesională);

• alte date prevăzute de lege sau furnizate de candidat (de exemplu, certificatul de cazier, numai în situațiile prevăzute de lege).

2.4. Dacă sunteți vizitator în locațiile Clinicii

• imaginea video, înregistrată de sistemele de supraveghere din incintă și din zonele adiacente, instalate în scop de securitate.

3. De unde obținem datele dumneavoastră?

Ca regulă, datele sunt colectate direct de la dumneavoastră sau de la reprezentantul legal/aparținător, cu ocazia programării, consultației sau intervenției.

În anumite situații, datele pot proveni și din alte surse legitime, de exemplu:

• de la asigurătorul privat de sănătate, în cazul serviciilor decontate;

• de la alte unități medicale sau medici trimițători, în baza documentelor medicale prezentate de dumneavoastră;

• de la parteneri contractuali (ex. platformă de programări online), strict în limita necesară realizării serviciilor.

4. În ce scopuri prelucrăm datele?

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri legate de activitatea Clinicii, inclusiv:

1. Programare și administrare a serviciilor medicale

   • gestionarea programărilor (telefonic, online sau la recepție);

   • trimiterea de confirmări și reamintiri de programare;

   • organizarea consultațiilor, intervențiilor, procedurilor estetice/minim invazive și a controalelor ulterioare.

2. Furnizarea serviciilor de medicină plastică, estetică și reparatorie

   • evaluare, diagnostic, stabilirea indicației operatorii;

   • efectuarea intervențiilor chirurgicale, procedurilor estetice, tratamentelor postoperatorii;

   • monitorizarea evoluției și a rezultatelor.

3. Documentarea medicală a cazurilor (inclusiv fotografii „înainte/după”)

   • elaborarea și păstrarea dosarului medical;

   • realizarea fotografiilor și, dacă este cazul, a înregistrărilor video cu scop exclusiv medical;

   • utilizarea internă pentru analiză, audit medical, instruirea personalului, apărarea în caz de litigiu.

4. Îndeplinirea obligațiilor legale

   • întocmirea și păstrarea documentelor medicale, potrivit legislației în domeniul sănătății;

   • raportări către autorități (ex. DSP, CNAS – dacă este cazul), atunci când legea impune;

   • întocmirea documentelor fiscale și contabile.

5. Gestionarea relației contractuale și financiare

   • facturare, încasare, evidența plăților;

   • relația cu asigurătorii privați, acolo unde serviciile sunt decontate;

   • recuperarea eventualelor creanțe.

6. Asigurarea securității persoanelor și a bunurilor

   • supraveghere video în spațiile Clinicii;

   • monitorizarea accesului.

7. Activități de marketing și comunicare (numai cu consimțământ)

   • transmiterea de newslettere, oferte sau informații privind serviciile Clinicii;

   • folosirea imaginilor pacienților în materiale promoționale, pe site sau în social media, exclusiv în baza consimțământului expres al pacientului.

8. Gestionarea reclamațiilor și a litigiilor

   • preluarea și soluționarea reclamațiilor și petițiilor;

   • apărarea drepturilor Clinicii în fața instanțelor și autorităților.

5. Care sunt temeiurile juridice ale prelucrării?

În funcție de scop, prelucrarea datelor are la bază unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri:

• Executarea contractului sau efectuarea demersurilor precontractuale (art. 6 alin. (1) lit. b RGPD) – de exemplu, pentru programări, desfășurarea consultațiilor și intervențiilor;

• Îndeplinirea obligațiilor legale ale Clinicii (art. 6 alin. (1) lit. c RGPD) – de ex., obligații în domeniul sănătății publice sau fiscal-contabil;

• Interesul legitim al Clinicii (art. 6 alin. (1) lit. f RGPD) – de ex., asigurarea securității, prevenirea fraudelor, apărarea în justiție, gestionarea reclamațiilor;

• Consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a RGPD) – în special pentru marketing direct și pentru utilizarea imaginilor în scop promoțional;

Pentru datele privind sănătatea (date sensibile), temeiurile sunt, în principal (art. 9 alin. (2) RGPD):

• furnizarea de asistență medicală și stabilirea diagnosticului;

• interesul public major în domeniul sănătății publice;

• apărarea unui drept în instanță;

• consimțământul, în cazurile în care legea îl impune (ex. utilizarea imaginilor în scop promovat).

6. Cât timp păstrăm datele?

Perioadele de stocare sunt stabilite în funcție de categoria de date și de cerințele legale:

• Documentele medicale (dosare medicale, fișe de consultație, documente de spitalizare/intervenție etc.) se păstrează pe perioada prevăzută de legislația sanitară aplicabilă (în prezent, pentru anumite documente medicale – până la 50 de ani de la data ultimei înregistrări, cu excepțiile prevăzute de lege).

• Documentele financiar-contabile (facturi, chitanțe etc.) se păstrează, de regulă, între 5 și 10 ani, conform Legii contabilității.

• Înregistrările video din sistemele de supraveghere se păstrează, în mod normal, pentru o perioadă de până la 30 de zile, cu posibilitatea de prelungire în cazul în care imaginile sunt necesare pentru clarificarea unui incident.

• Înregistrările convorbirilor telefonice (dacă se înregistrează) și feedback-ul primit se pot păstra până la 12 luni.

• Datele din procesele de recrutare – de regulă, până la 6 luni de la finalizarea recrutării pentru postul respectiv.

• Datele utilizate în scop de marketing sunt păstrate pe durata relației cu Clinica și, suplimentar, pentru o perioadă de până la 5 ani sau până la retragerea consimțământului.

După expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care legea impune păstrarea lor pentru o perioadă mai îndelungată.

7. Cui putem divulga datele?

Datele pot fi comunicate, numai în limitele necesare și cu respectarea confidențialității, următoarelor categorii de destinatari:

• personalului medical și auxiliar al Clinicii;

• altor unități medicale sau laboratoare partenere implicate în furnizarea serviciilor (de ex. laborator analize, imagistică, consulturi interdisciplinare);

• furnizorilor de servicii IT și de mentenanță a sistemelor informatice;

• furnizorilor de servicii de plăți și instituțiilor bancare;

• consilierilor juridici, avocaților, auditorilor sau altor consultanți profesioniști;

• autorităților publice (ex. DSP, CNAS, ANAF), în măsura în care raportarea este impusă de lege;

• asigurătorilor privați de sănătate, în măsura necesară decontării serviciilor, cu respectarea regulilor privind confidențialitatea datelor medicale.

Clinica nu vinde și nu închiriază datele dumneavoastră cu caracter personal către terți în scopuri comerciale.

8. Transferuri de date în afara UE/SEE

În principiu, Clinica urmărește să nu transfere date cu caracter personal în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European. În situația în care, pentru anumite servicii (de ex. asigurători, furnizori IT), un astfel de transfer este necesar, acesta se va realiza doar cu implementarea garanțiilor prevăzute de RGPD (de ex., clauze contractuale standard sau decizii de adecvare).

9. Care sunt drepturile dumneavoastră?

În conformitate cu art. 15–22 RGPD, aveți următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră:

• Dreptul de acces – să obțineți confirmarea că prelucrăm sau nu datele dumneavoastră și, dacă da, să primiți o copie a acestora și informații suplimentare;

• Dreptul la rectificare – să solicitați corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;

• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în condițiile prevăzute de lege, puteți cere ștergerea datelor (de ex. când datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate și nu există o obligație legală de păstrare);

• Dreptul la restricționarea prelucrării – în anumite situații, puteți cere limitarea prelucrării (de ex. pe durata verificării exactității datelor);

• Dreptul la portabilitatea datelor – în măsura în care prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe contract și este efectuată prin mijloace automatizate, aveți dreptul să primiți datele într-un format structurat, pentru a le putea transmite altui operator;

• Dreptul la opoziție – vă puteți opune, în anumite condiții, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim sau pe îndeplinirea unei sarcini de interes public;

• Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate, inclusiv profilare, dacă o astfel de decizie produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;

• Dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, pentru prelucrările bazate pe consimțământ (de ex. marketing, utilizarea imaginilor în scop promoțional). Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere;

• Dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau de a vă adresa instanțelor de judecată competente.

10. Cum vă puteți exercita drepturile?

Pentru exercitarea drepturilor menționate, ne puteți contacta printr-o cerere scrisă, datată și semnată:

• prin poștă, la adresa: Quality Medical Clinic S.R.L., cu sediul în Cluj-Napoca, Str. General Traian Moșoiu nr . 42-44, mezanin;

• prin e-mail, la adresa office@q-clinic.ro.

Clinica va analiza cererea și vă va răspunde, de regulă, în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea solicitării. În situații complexe, acest termen poate fi prelungit, cu informarea prealabilă a dumneavoastră în legătură cu motivele prelungirii și cu durata estimată.